Atribuții Serviciul de Stare Civilă
-
- Prelucrează şi transmite Dispozițiile/Îndrumările pe linie de stare civilă primite de la M.A.I – D.G.E.P. şi de la directorul executiv al Direcţiei de Evidenţă a Persoanelor Timiş, către personalul cu atribuţii de stare civilă;
- Asigură sprijin necesar soluţionării speţelor de stare civilă atipice, sesizate de personalul cu atribuţii de stare civilă;
- Oferă informaţii de specialitate, în cadrul programului de relaţii cu publicul sau al audienţelor, inclusiv informaţii referitoare la modul de rezolvare şi stadiul în care se află dosarele de: schimbare pe cale administrativă a numelor persoanelor fizice; transcriere a certificatelor de stare civilă ale cetăţenilor români încheiate în străinătate; înregistrarea tardivă a unui act de naștere; reconstituire/întocmire ulterioară a unui act de stare civilă; rectificarea rubricilor/mențiunilor din actele de stare civilă; înscriere/atribuire a unui C.N.P.; constatare desfacere căsătoriei prin acordul soților; înscrierea mențiunilor din străinătate în actele de stare civilă;
- Centralizează, întocmeşte şi transmite periodic, la D.G.E.P.–documente/situaţii statistice privind volumul de muncă al activităţii de stare civilă din cadrul serviciului judeţean de stare civilă şi al activităţiilor desfășurate de către ofiţerii de stare civilă;
- Ţine evidenţa şi arhivează registrele de stare civilă – exemplarul II, înaintate de către Direcţia/S.P.C.L.E.P./primăriile din județ.
- Organizează activitatea de reconstituire prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute ori distruse parţial sau total, după exemplarul existent în arhiva proprie şi certificarea exactităţii datelor înscrise;
- Desemnează un reprezentant care să participe la concursurile pentru încadrarea personalului de specialitate în domeniul stării civile din cadrul Direcţiei/S.P.C.L.E.P./Primăriilor din județ şi asigură instruirea persoanelor cu atribuţii de stare civilă, conform prevederilor legale;
- Asigură spaţiile şi amenajările corespunzătoare pentru conservarea şi păstrarea în condiţii optime şi de securitate a registrelor de stare civilă ex. II.;
- Asigură prezenţa unui reprezentant la predarea-primirea gestiunii de stare civilă, la schimbarea din funcţie a personalului cu atribuţii de stare civilă sau când, din diferite motive, acesta trebuie înlocuit pe o perioadă mai mare de 30 de zile;
- Efectuează îndrumarea şi controlul metodologic al activităţii de stare civilă realizată de personalul cu atribuţii de stare civilă, conform prevederilor legale;
- Sesizează inspectoratul judeţean de poliţie, precum şi D.G.E.P. cu privire la documentele de stare civilă cu regim special pierdute ori furate şi efectuează verificarea administrativă, de fond, a gestiunii certificatelor de stare civilă, în cazul dispariţiei în alb a unor astfel de documente de la primăriile/Direcţia/S.P.C.L.E.P.;
- Participă la verificările ce se efectuează în situaţiile prevăzute în cazul documentelor de stare civilă cu regime special, pierdute ori furate; propune consiliului local sau primarului, măsurile administrative ce se impun;
- Constată contravenţiile şi aplică sancţiuni în domeniul stării civile;
- Asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ rezultat din activitatea curentă, conform prevederilor legale și asigură predarea acestuia la arhiva instituţiei;
- Întocmeşte referatul cu concluzii rezultate în urma interogării în R.N.E.P. şi a verificărilor efectuate în dosarele de schimbare pe cale administrativă a numelor persoanelor fizice şi face propuneri motivate de aprobare sau respingere a cererii, pe care le prezintă Preşedintelui Consiliului Judeţean, spre aprobare;
- Primeşte documentaţia cu referatul de transcriere a certificatelor de stare civilă ale cetăţenilor români încheiate în străinătate, efectuând în acest sens verificări în starea civilă şi înterogări în R.N.E.P., după care o înaintează spre avizare, şefului de serviciu şi directorului executiv;
- Primeşte documentaţia cu referatul de înregistrare tardivă a unui act de stare civilă, efectuând în acest sens verificări în starea civilă şi înterogări în R.N.E.P., după care o înaintează spre avizare, şefului de serviciu şi directorului executiv;
- Primeşte documentaţia cu referatul de reconstituire sau întocmire ulterioară a unui act de stare civilă, efectuând în acest sens verificări în starea civilă şi înterogări în R.N.E.P., după care o înaintează spre avizare, şefului de serviciu şi directorului executiv;
- Primeşte documentaţia cu referatul de rectificare a rubricilor greşit completate din actele de stare civilă, efectuând în acest sens verificări în starea civilă şi înterogări în R.N.E.P., după care o înaintează spre avizare, şefului de serviciu şi directorului executiv;
- Primeşte documentaţia cu referatul de înscriere pe marginea actelor de stare civilă a modificărilor intervenite în străinătate în statutul civil al persoanei, efectuând în acest sens verificări în starea civilă şi înterogări în R.N.E.P., după care o înaintează spre semnare şefului de serviciu şi spre aprobare directorului executiv;
- Primeşte documentaţia cu referatul de soluționare a Codului Numeric Personal atribuit sau înscris greșit din actele de stare civilă/evidența persoanelor, efectuând în acest sens verificări în starea civilă şi înterogări în R.N.E.P., după care o înaintează spre avizare, şefului de serviciu şi directorului executiv;
- Primeşte şi soluţionează cererile privind înscrierea/ atribuirea Codului Numeric Personal în certificatele de stare civilă ale cetăţenilor români, necesar la serviciul public comunitar pentru eliberarea paşaportului și la biroul notarial de pe raza județului Timiș în vederea dezbaterii succesiunii;
- Solicită şi atribuie coduri numerice personale pentru persoanele născute anterior anului 1980, prin Biroul Judeţean de Administrare a Bazelor de Date privind Evidenţa Persoanelor, în cazul persoanelor ale căror certificate de stare civilă sunt transcrise;
- Primeşte şi soluţionează adresele de la primăriile, Direcţia/S.P.C.L.E.P., privind atribuirea unui număr pentru certificatul de divorţ din Registrul Unic al Certificatelor de Divorţ, efectuând în acest sens verificări în starea civilă şi înterogări în R.N.E.P.;
- Eliberează dovezi privind scutirea de publicare a cererii de schimbare pe cale administrativă a numelui în Monitorul Oficial al României, partea a III-a, conform prevederilor legale;
- Înmânează petentului/petentei la cerere, o copie după Dispoziția de schimbare pe cale administrativă a numelui, conform prevederilor legale;
- Urmăreşte modul de rezolvare a solicitărilor prin Ambasadele sau misiunile diplomatice române din străinătate, a certificatelor / extraselor multilingve de stare civilă ale cetăţenilor români stabiliţi temporar sau definitiv în străinătate; verifică totodată şi modul de completare a acestor certificate / extrase multilingve de stare civile şi a extraselor din registrele de stare civilă – pentru uz oficial, aflate la locul înregistrării acestora;
- Asigură / coordonează activitatea de predare la Arhivele Naţionale – Filiala Timiş, a registrelor de stare civilă ex.I şi ex. II., la expirarea termenului de păstrare prevăzut de lege;
- Colaborează cu instituţiile abilitate, privind punerea în legalitate cu certificate de naştere, a minorilor, a persoanelor internate în unităţi sanitare sau de protecţie socială;
- Colaborează cu instituţiile abilitate, privind punerea în legalitate cu certificate de stare civilă a persoanelor de etnie romă;
- Colaborează cu instituţiile abilitate, privind identificarea şi punerea în legalitate a persoanelor cu identitate necunoscută;
- Desfășoară acțiuni specifice ocazionate de derularea proiectului Sistemului Informatic Integrat de Emitere a Actelor de Stare Civilă (SIIEASC).